尊敬的各位同事：
为进一步提升工作效率与团队协作能力，公司计划于本周五（XX月XX日）下午3点组织一场重要的视频会议。此次会议旨在总结近期工作成果，并对接下来的重点任务进行详细部署。为了确保每位员工都能及时了解会议精神并积极参与讨论，请大家务必按照以下要求做好准备和参与：
一、会议时间
本次视频会议定于XX月XX日（星期五）下午3:00正式开始，预计持续时间为1小时左右。请大家提前预留好时间，准时参加。
二、参会方式
1. 线上接入：会议将通过企业内部系统进行直播，请所有参会人员提前登录账号，并检查设备是否正常运行（如摄像头、麦克风等）。
2. 线下集合：为方便沟通交流，各部门可安排集中观看地点，具体由部门负责人协调落实。
三、注意事项
1. 请提前熟悉会议流程及相关材料，如有疑问或需要补充的信息，请及时联系行政部反馈；
2. 在会议期间，请保持网络畅通，避免因信号问题影响体验；
3. 如遇特殊情况无法按时参加会议，请至少提前一天向主管领导请假，并告知行政部备案；
4. 鼓励大家积极发言，提出建设性意见，共同促进公司发展。
我们相信，通过此次视频会议，能够进一步增强团队凝聚力，明确未来发展方向。希望大家认真对待，积极参与！
特此通知。
XXX公司行政部
XX年XX月XX日
