为了规范公司的档案管理工作，确保各类文件资料的安全性、完整性和可追溯性，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有部门及分支机构，旨在通过科学合理的管理方式，提高工作效率，保障公司利益。

第一章 总则

1. 目的与意义

公司档案是企业运营的重要组成部分，涵盖了合同、财务报表、人事信息等重要资料。通过建立完善的档案管理制度，可以有效避免因档案丢失或损坏而造成的经济损失，同时为公司决策提供可靠依据。

2. 适用范围

本制度适用于公司总部及其下属单位的所有档案管理工作。包括但不限于行政类档案（如会议记录、规章制度）、业务类档案（如销售数据、客户信息）以及技术类档案（如研发文档、设计方案）。

3. 基本原则

（1）安全性：确保档案不被非法篡改或泄露；

（2）完整性：保证档案内容真实全面；

（3）可追溯性：便于查询和审计；

（4）高效性：简化流程，提升工作效率。

第二章 档案分类与归档

4. 档案分类标准

根据档案性质的不同，可分为以下几类：

- 行政类：如公司章程、会议纪要、规章制度等；

- 财务类：如会计凭证、税务申报表、审计报告等；

- 人事类：如员工简历、劳动合同、考勤记录等；

- 技术类：如专利证书、设计图纸、技术方案等；

- 客户类：如客户档案、合作合同、服务协议等。

5. 归档要求

（1）各部门需指定专人负责档案整理工作；

（2）归档前应检查档案是否齐全且无误；

（3）电子档案须定期备份，并存储于安全服务器中；

（4）纸质档案应分类存放，并设置明确标识。

第三章 档案保管与借阅

6. 保管措施

（1）档案室应保持干燥通风，防止潮湿霉变；

（2）重要档案需加锁保存，并限制访问权限；

（3）定期对档案进行检查维护，发现问题及时处理。

7. 借阅流程

（1）借阅人需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后方可借阅；

（2）借阅期间不得擅自复制或转借他人；

（3）归还时需核对档案完整性，确认无误后签字确认。

第四章 档案销毁

8. 销毁条件

（1）超过保存期限且无保存价值的档案；

（2）法律法规允许销毁的情况。

9. 销毁程序

（1）由档案管理部门提出销毁建议，并报请管理层批准；

（2）销毁时需两人以上共同监督；

（3）销毁完毕后做好记录备案。

第五章 监督与考核

10. 监督检查

（1）公司审计部定期对档案管理工作进行抽查；

（2）发现违规行为应及时纠正并追究责任。

11. 绩效考核

将档案管理工作纳入年度绩效考核体系，对于表现优秀的个人或团队给予奖励。

结语

本制度自发布之日起施行，各部门应严格按照规定执行。如有特殊情况需要调整，需提交书面申请并经总经理批准后方可实施。希望通过全体成员的努力，共同构建一个更加完善高效的档案管理体系，为公司的长远发展奠定坚实基础。

以上内容基于实际需求编写而成，旨在满足日常管理和操作的实际需要，同时兼顾灵活性与实用性。希望各位同事能够积极配合，共同遵守相关规定，确保公司档案工作的顺利开展。