【TQ121项目基础资料管理规定】在TQ121项目的实施过程中，基础资料的管理是确保项目顺利推进、信息可追溯以及后期维护的重要环节。为提升项目管理的系统性与规范性，特制定本管理规范，旨在明确各类基础资料的收集、整理、归档及使用要求，保障项目资料的完整性、准确性与安全性。

一、适用范围

本规定适用于TQ121项目各参与单位，包括但不限于设计、施工、监理、采购及运维等相关方。所有涉及项目实施过程中的技术文件、合同资料、会议纪要、变更记录等均应按照本规定进行管理。

二、基础资料分类

根据项目实际需要，基础资料主要包括以下几类：

1. 项目立项资料：包括项目建议书、可行性研究报告、审批文件、立项批复等；

2. 设计资料：涵盖初步设计、施工图设计、设计变更通知单、图纸会审记录等；

3. 合同与协议：如工程承包合同、设备采购合同、服务协议等；

4. 施工管理资料：包括开工报告、施工组织设计、进度计划、质量检查记录、安全交底资料等；

5. 验收与结算资料：如竣工验收报告、结算审计报告、资产移交清单等；

6. 其他相关资料：如会议纪要、往来函件、技术联络单等。

三、资料管理职责

1. 项目负责人负责统筹协调资料管理工作，确保各项资料按计划完成；

2. 各参建单位需指定专人负责资料的收集、整理和报送工作；

3. 资料管理人员应具备一定的专业素养，熟悉项目流程及资料标准，确保资料的及时性与准确性。

四、资料管理流程

1. 资料收集：各阶段资料应在产生后第一时间由责任单位整理并提交；

2. 资料审核：由项目管理部门或指定人员对资料进行初步审核，确保内容完整、格式统一；

3. 资料归档：经审核通过的资料应及时归档，分为电子档案与纸质档案两种形式；

4. 资料查询与使用：资料使用需经过授权，确保信息的安全性和可控性。

五、资料保存与保密

1. 所有资料应妥善保存，防止遗失、损坏或泄露；

2. 涉及商业秘密或敏感信息的资料应设置访问权限，仅限相关人员查阅；

3. 项目结束后，部分重要资料应按规定期限保存，以备后续审计、评估或法律需求。

六、监督与考核

1. 项目管理办公室将定期对资料管理工作进行检查，发现问题及时整改；

2. 对于未按要求提交资料或资料存在严重问题的单位，将予以通报并纳入绩效考核；

3. 鼓励各单位建立完善的内部资料管理制度，提升整体管理水平。

七、附则

本规定自发布之日起执行，由项目管理办公室负责解释和修订。各参建单位应结合自身实际情况，细化操作细则，确保本规定的有效落实。

通过严格执行本管理规范，TQ121项目将实现基础资料的标准化、制度化和信息化管理，为项目的高质量推进提供坚实支撑。