【会议管理制度范本】为规范公司内部各类会议的组织与管理,提高会议效率和决策质量,确保各项工作的有序推进,特制定本制度。本制度适用于公司所有部门及下属单位召开的各类会议,包括但不限于工作例会、专题会议、协调会议、总结会议等。
一、会议类型与适用范围
1. 工作例会:由各部门负责人定期组织,用于汇报近期工作进展、安排下一步任务、解决存在的问题。
2. 专题会议:针对某一特定事项或项目召开,如项目启动会、方案评审会、预算审议会等。
3. 协调会议:涉及多部门协作的会议,用于沟通协调、明确职责、统一意见。
4. 总结会议:对阶段性工作进行回顾、分析、总结,并提出改进措施。
二、会议组织与安排
1. 会议应提前拟定议程,明确会议主题、时间、地点、参会人员及所需材料。
2. 会议主持人负责控制会议节奏,确保议题按计划进行,避免偏离主题。
3. 会议通知应提前至少一天发出,确保相关人员有足够时间准备。
4. 重要会议应指定专人负责记录,形成会议纪要并及时分发给相关人员。
三、会议纪律要求
1. 参会人员应准时到场,不得无故缺席或迟到早退。
2. 会议期间应保持手机静音或关闭,不得随意打断他人发言。
3. 发言应简明扼要,围绕议题展开,避免冗长和跑题。
4. 会议中形成的决议或决定,必须严格遵守执行,不得擅自更改。
四、会议记录与后续跟进
1. 每次会议结束后,应由专人整理会议纪要,内容包括会议时间、地点、参会人员、讨论内容、决议事项、责任分工及完成时限等。
2. 会议纪要应在会议结束后24小时内发送至相关责任人及部门。
3. 对于会议中布置的任务,应明确责任人和完成时间,并在规定时间内进行跟踪反馈。
4. 对未按时完成的任务,应及时查明原因并采取补救措施。
五、附则
1. 本制度由公司行政部负责解释和修订。
2. 本制度自发布之日起施行,原有相关规定与本制度不一致的,以本制度为准。
通过本制度的实施,旨在提升公司整体的会议管理水平,增强团队协作能力,推动各项工作高效有序开展。希望全体员工认真遵守,共同营造良好的会议氛围和工作环境。